Remote Leadership
Wie Sie virtuelle und hybride Teams erfolgreich führen
Autorin: Organisationsberaterin Christa Schmid
Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert. Was vor wenigen Jahren noch Ausnahme war, ist heute Normalität: Teams arbeiten verteilt über Österreich oder international. Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, Menschen zu führen, die sie nicht täglich sehen. Und das nicht nur vorübergehend, sondern als dauerhafte Arbeitsrealität.
Die Fragen, die mir Führungskräfte in Beratungen und Seminaren stellen, haben sich dabei kaum verändert – sie sind nur dringlicher geworden:
"Wie baue ich Vertrauen auf, wenn ich mein Team nicht täglich vor mir sehe?"
"Wie integriere ich Teammitglieder, die alleine von einem anderen Standort aus arbeiten?"
"Wie verhindere ich, dass sich manche Teammitglieder abgehängt fühlen?"
"Wie gestalte ich virtuelle Meetings, die nicht zur Zeitverschwendung werden?"
"Wie halte ich den Team-Spirit aufrecht, wenn wir uns kaum noch persönlich begegnen?"
Nach über 25 Jahren Führung und Organisationsberatung weiß ich: Remote Leadership ist wirksam – wenn man bereit ist, Führung neu zu denken. Denn Präsenzlogiken greifen hier zu kurz. Was nicht funktioniert: Präsenzführung einfach ins Digitale zu kopieren.
Die neue Führungsrealität: Hybrid ist das neue Normal
Studien zeigen, dass in Österreich mittlerweile über 40% der Unternehmen auf hybride Arbeitsmodelle setzen. Die vollständige Rückkehr ins Büro? Gescheitert. Die komplette Homeoffice-Lösung? Für viele nicht tragfähig.
Was bleibt, ist die Herausforderung, mit dieser Komplexität umzugehen:
Montag: Team-Meeting in Wien, drei Personen vor Ort, fünf online zugeschaltet
Dienstag: Konfliktklärung per Video, ein Teammitglied aus dem Homeoffice in Kärnten
Mittwoch: Präsenztag im Büro, aber nicht alle können kommen
Donnerstag: Virtueller Workshop mit Kolleg:innen aus Deutschland und der Schweiz
Freitag: Flexibler Homeoffice-Tag für konzentriertes Arbeiten
Diese Fragmentierung ist anstrengend. Für Führungskräfte bedeutet sie: Sie müssen verschiedene Kommunikationsformen parallel beherrschen, allen gerecht werden und dabei niemanden verlieren.
Die fünf größten Painpoints – und wie Sie damit umgehen
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Das Problem: Viele Führungskräfte spüren die Versuchung, Kontrolle auszuüben. "Arbeitet mein Team wirklich, wenn ich es nicht sehe?" Diese Unsicherheit führt zu Mikromanagement, Status-Meetings ohne Sinn für die Mitarbeitenden und einem permanenten Gefühl der Anspannung auf beiden Seiten.
Die Lösung: Vertrauen lässt sich nicht durch Kontrolle lösen – denn auch im Büro wissen Führungskräfte nicht, was Mitarbeitende denken oder jeden Moment tun. Das bedeutet in der Führung: zuerst vertrauen.
Konkret bedeutet das:
Ergebnisorientierung statt Anwesenheitskontrolle: Definieren Sie klare Ziele und Ergebnisse. Wie jemand dorthin kommt, ist zweitrangig.
Transparenz über Verfügbarkeit: Statt fixer Kernarbeitszeiten: Vereinbaren Sie klare/fixe Zeiten der Erreichbarkeit und wo auch Flexibilität möglich ist.
Vertrauenskonto nach Stephen Covey: Vertrauen entsteht durch vier Faktoren:
Integrität: Bin ich berechenbar und integer?
Absichten: Sind meine Ziele nachvollziehbar und fair?
Fähigkeiten: Verfüge ich über die nötige Kompetenz?
Resultate: Liefere ich, was ich zusage?
Wer in diesen vier Bereichen kontinuierlich "einzahlt", baut ein stabiles Vertrauensfundament auf – auch auf Distanz.
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Das Problem: In hybriden Settings entsteht schnell der Eindruck einer Zwei-Klassen-Gesellschaft. Die "Office-Fraktion" wird bevorzugt behandelt, bekommt Informationen früher – oft einfach auch nur im Vorbeigehen – und hat besseren Zugang zur Führungskraft. Die Remote-Arbeitenden fühlen sich wie Mitarbeitende zweiter Klasse.
Die Lösung: Bewusste Gleichbehandlung durch strukturierte Prozesse.
Information gleichzeitig für alle: Wichtige Neuigkeiten werden nicht im Flurgespräch verkündet, sondern in gemeinsamen Formaten geteilt.
Hybrid-First-Meetings: Auch wenn nur eine Person remote ist, wird das Meeting so gestaltet, als wären alle remote – gemeinsamer Bildschirm, digitale Whiteboard-Tools, gleichberechtigte Redeanteile.
Sichtbarkeit schaffen: Remote-Mitarbeitende brauchen Plattformen, um ihre Arbeit sichtbar zu machen. Teilen Sie Erfolge im Team, würdigen Sie Leistungen öffentlich – unabhängig vom Arbeitsort.
Rotation der Präsenz: Wenn nicht alle gleichzeitig ins Büro kommen können, organisieren Sie die Präsenztage so, dass unterschiedliche Konstellationen entstehen und niemand dauerhaft ausgeschlossen ist.
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Das Problem: Acht Video-Calls am Tag. Kamera an, Kamera aus. Multitasking nebenbei. Die berüchtigte "Zoom Fatigue" ist real – und führt zu sinkender Produktivität und Frustration.
Die Lösung: Weniger Meetings, effektivere Meetings.
Meeting-Hygiene etablieren:
Jedes Meeting braucht ein klares Ziel: Was soll am Ende erreicht sein?
Agenda vorher teilen: Niemand sollte unvorbereitet in ein Meeting gehen
Zeitlimit einhalten: 25 statt 30 Minuten, 50 statt 60 Minuten – das schafft Pausen
Kamera-Regeln: Definieren Sie gemeinsam, wann Kameras an sein sollten und wann auch mal aus sein darf
Verschiedene Meeting-Formate nutzen:
Daily Stand-up (~15 Minuten): Kurzer Check-in am Morgen – Was läuft gut? Was steht heute an? Wo brauche ich Unterstützung?
Weekly Team-Meeting (max. 60 Minuten): Inhaltlicher Austausch, Entscheidungen treffen, Strategisches besprechen
Bi-weekly 1:1 (15 Minuten): Persönliches Gespräch zwischen Führungskraft und Teammitglied – nicht nur über Aufgaben, sondern auch über individuelle Anliegen und persönliche Bedürfnisse (für den Arbeitskontext relevant)
Asynchrone Kommunikation nutzen: Nicht alles muss in Meetings geklärt werden. Nutzen Sie Tools für schriftliche Updates, Abstimmungen, Feedback. Klären Sie auch: "Was kommunizieren wir in welchem Format/Tool?"
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Das Problem: Der spontane Plausch in der Kaffeeküche fehlt. Die gemeinsamen Mittagspausen. Die informellen Momente, in denen Beziehungen entstehen. Ohne diese zwischenmenschlichen Begegnungen wird aus einem Team schnell eine Ansammlung von Einzelkämpfer:innen.
Die Lösung: Team-Spirit muss aktiv gestaltet werden – er entsteht nicht mehr von selbst.
Virtuelle Rituale etablieren:
Check-Ins/Check-Outs bei jedem Meeting: Je nach Dauer des Meetings. "Wie tanke ich aktuell meine Energiespeicher auf?" oder "Mein Highlight der letzten Woche!"
Virtueller Kaffee-Chat (freiwillig, 15 Minuten): Zwei bis drei Mal pro Woche – ohne Agenda, nur zum Plaudern
Geburtstags-Ritual: Auch virtuell kann man mit einem Glas Sekt anstoßen und Kuchen vor der Kamera essen. Ich habe Teams begleitet, die sich dafür extra Kuchen nach Hause liefern ließen.
"Good News Friday": Jede:r teilt zum Wochenabschluss eine gute Nachricht – beruflich oder privat
Virtuelle Teamevents: Online-Escape-Rooms, virtuelle Weinverkostungen, digitale Spieleabende – mit der richtigen Einstellung machen auch diese Formate Spaß
Präsenz-Highlights planen: Wenn das Team sich trifft, sollte es sich lohnen. Nicht für Routineaufgaben, sondern für Strategieworkshops, Teambuilding oder einfach einen gemeinsamen Abend.
Persönliche Begegnungen bewusst fördern:
In einem Präsenztreffen (1-2 Teamtage oder Klausur, 2-4x/Jahr) ist Zeit, um sich auf persönlicher Ebene kennenzulernen. Menschen können leichter Vertrauen aufbauen, wenn sie sich bereits persönlich begegnet sind. Sie erkennen Stärken der anderen, sehen das Verhalten und nehmen die Wirkung wahr.
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Das Problem: Führungskräfte schwanken zwischen zwei Extremen – entweder sie bombardieren ihr Team mit ständigen Updates und Nachrichten, oder sie kommunizieren zu wenig und lassen Mitarbeitende im Unklaren.
Die Lösung: Kommunikation braucht Struktur und Rhythmus – die gemeinsam vereinbart und etabliert werden.
Kommunikations-Routine etablieren:
Daily Updates (asynchron): Kurze schriftliche Statusmeldungen im Team-Tool – was läuft, was blockiert
Weekly Sync (synchron): Gemeinsames Meeting für Abstimmung und Entscheidungen
Monthly Review (synchron): Rückblick auf den Monat, Erfolge feiern, Learnings teilen
Transparenz über Entscheidungen: Wenn Entscheidungen getroffen werden, erklären Sie das Warum. Gerade auf Distanz ist es wichtig, dass Menschen die Logik hinter Entscheidungen verstehen.
Erreichbarkeitsregeln klären:
Wann müssen alle erreichbar sein?
Wann ist Fokuszeit erlaubt (keine Antwort auf Nachrichten)?
Wie gehen wir mit Dringlichkeiten um?
Was ist die erwartete Reaktionszeit auf E-Mails, Chat-Nachrichten?
Empathie zeigen: Bei eingeschränktem Kontakt kommt der informellen Ebene eine größere Bedeutung zu. Fragen Sie nach dem Befinden, zeigen Sie Interesse am Menschen, nicht nur am Mitarbeitenden.
Drei häufige Fehler beim Führen auf Distanz – und wie Sie sie vermeiden
Fehler 1: Die Annahme, dass alle gleich sind
Manche Mitarbeitende blühen im Homeoffice auf – andere leiden darunter. Manche brauchen täglichen Kontakt, andere arbeiten lieber konzentriert alleine. Die Annahme, dass alle dieselben Bedürfnisse haben, führt zu Frust.
Besser: Führen Sie individuelle Gespräche. Fragen Sie: "Was brauchst du, um gut arbeiten zu können?" und "Wie kann ich dich am besten unterstützen?"
Fehler 2: Zu viel formale Kontrolle, zu wenig menschliche Verbindung
Status-Meetings ohne Ende, permanente Fortschrittsberichte, übertriebene Dokumentationspflichten – das sind Zeichen von Misstrauen, nicht von guter Führung.
Besser: Investieren Sie Zeit in Beziehungsaufbau. Ein echtes Gespräch über persönliche Befindlichkeiten ist mehr wert als drei Status-Meetings.
Fehler 3: Technik als Lösung für menschliche Herausforderungen
Viele Unternehmen investieren in teure Kollaborations-Tools und glauben, damit sei Remote Work gelöst. Aber Technik ist nur ein Hilfsmittel – die eigentliche Arbeit liegt in der Haltung.
Besser: Klären Sie zuerst die Haltung im Team – Wie wollen wir zusammenarbeiten? Welche Werte sind uns wichtig? – und wählen Sie dann die passenden Tools.
Die Haltung hinter allem: Führung zeigt sich in der Distanz
Remote Leadership ist keine Technikfrage. Es ist eine Frage der Haltung.
Führungskräfte, die mutig ihre eigenen Gefühle äußern, wirken auf andere authentisch und echt. Wer selbst ehrlich bei eigenen Fehlern ist, schafft eine Kultur, in der Fehler als Lernchancen gesehen werden.
Durch die Abgeschiedenheit zu Kolleg:innen und unmittelbaren Führungskräften entsteht leicht das Gefühl, nicht ausreichend informiert zu sein. Das sorgt für Interpretationsspielraum. Umfassende Transparenz gibt Teammitgliedern die Möglichkeit, ihre Arbeit sichtbar zu machen, gemeinsam auf Ergebnisse zu blicken und den Fokus auf Ziel- und Ergebnisorientierung zu richten.
Wenn Wissen Macht ist, liegt es nahe, dass ein offener Austausch auf Augenhöhe eine wesentliche Voraussetzung für die Übernahme von Verantwortung ist.
Das Büro als Angebot, nicht als Pflicht
Eine Frage, die immer wieder auftaucht: Wie schaffe ich es, dass Menschen gerne ins Büro kommen – ohne es anzuordnen?
Die Antwort ist einfach, die Umsetzung herausfordernd: Machen Sie das Büro attraktiv.
Was funktioniert nicht:
Anwesenheitspflichten ohne echten Grund
Kontrolle durch physische Präsenz
Das Büro als "Ort für alles"
Was funktioniert:
Klare Anlässe für Präsenz: Workshops, Team-Building, kreative Prozesse, Strategiesitzungen
Bessere Infrastruktur als zuhause: Technik, Besprechungsräume, soziale Räume
Begegnung als Mehrwert: Menschen kommen gerne, wenn sie andere treffen und wertvolle Gespräche führen können
Vereinbarungen sind wichtiger als Vorgaben. Wenn Teams gemeinsam entscheiden, an welchen Tagen sie sich treffen wollen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass alle tatsächlich kommen.
Remote Leadership ist kein Übergangszustand - es bleibt auch in Zukunft
Die Zeit der reinen Präsenzführung ist vorbei. Die Zukunft gehört hybriden Modellen, die das Beste aus beiden Welten verbinden:
Die Flexibilität und Fokuszeit des Homeoffice
Die sozialen Begegnungen und spontanen Gespräche im Büro
Führungskräfte, die jetzt lernen, mit dieser Komplexität umzugehen, werden einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil haben. Nicht nur beim Recruiting (denn flexible Arbeitsmodelle sind ein Argument für Talente), sondern auch bei der Produktivität und Zufriedenheit ihrer Teams.
Remote Leadership ist anspruchsvoll. Aber es ist machbar. Mit der richtigen Haltung, den passenden Methoden und der Bereitschaft, kontinuierlich zu lernen.
Vertiefen Sie Ihr Wissen: Praxisorientiertes Seminar IM WIFI Management Forum
Die Herausforderungen von Remote Leadership lassen sich am besten in einem strukturierten Rahmen mit anderen Führungskräften reflektieren und bearbeiten. Im WIFI Wien Management Forum Seminar "Führen aus der Distanz – Führen virtueller Teams" vermittle ich praxiserprobte Methoden für erfolgreiches Remote Leadership.
Das erwartet Sie:
Vertrauen aufbauen und vertrauensfördernd kommunizieren
Ergebnisorientierung statt Anwesenheitskontrolle umsetzen
Rituale und Routinen für virtuelle Teams etablieren
Das Intervisions-Modell für kollegiale Beratung nutzen
Praxisbeispiele und Austausch mit anderen Führungskräften
Alle Details zum Seminar finden Sie hier: WIFI Wien - Führen aus der Distanz
Über die Autorin
Christa Schmid ist Organisationsberaterin im Kernteam von BRAINS AND GAMES mit über 25 Jahren Erfahrung in Führung und Organisationsentwicklung. Nach vielen Jahren im Bankensektor begleitet sie heute Unternehmen und Führungskräfte in Veränderungsprozessen. Als Trainerin im WIFI Management Forum gibt sie ihr Wissen über Führung, Change und Organisationsentwicklung weiter. Ihre Schwerpunkte liegen in systemischem Coaching, Supervision und der Entwicklung von Führungskräften für moderne Arbeitsformen.
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